Sistem Informasi Manajemen Surat

Sistem Informasi Manajemen Surat. Dalam sebuah perusahaan baik swasta ataupun negeri tentunya sudah terbiasa dengan adanya surat masuk dan surat keluar, biasanya setiap surat akan di data terlebih dahulu mulai dari judul surat/perihal, pengirim, tujuan dan lainnya. Setelah itu barulah surat tersebut di catat kedalam sebuah program semisal microsoft excel atau mungkin masih menggunakan buku besar khusus untuk surat. Terkadang dalam sebuah kasus tertentu adakalanya kita memerlukan file atau surat asli tersebut untuk di periksa kembali, dan pegawai yang mendapat tugas mengarsip surat tersebut akan sedikit dibuat sibuk untuk mencarinya dan pasti membutuhkan waktu yang cukup lama. Berbeda halnya jika kita mempunyai sebuah aplikasi yang khusus menangani surat menyurat ini, semisal Aplikasi Surat Menyurat Berbasis Web atau Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar yang dapat mempermudah pekerjaan petugas di bagian ini.

Sebelumnya jika hendak mencari sebuah surat maka sang petugas harus mengeceknya dengan mencari judul surat, nomor surat, tanggal surat. Jika mencari dalam program excel mungkin bisa menggunakan fungsi Ctrl + F dan sudah cukup efektif. Tetapi bagaimana jika aktivitas surat menyurat perhari mencapai puluhan atau ratusan, di tambah setiap surat masuk dan keluar harus di scan lalu di simpan dalam sebuah file misal dengan format pdf, excel, word, zip, sedangkan untuk surat aslinya di simpan dalam sebuah rak penyimpanan dengan kategori tertentu ? Kemungkinan petugas akan semakin kewalahan.

Maksud dari scan surat agar jika suatu saat surat aslinya mengalami kerusakan atau hilang, dan jika di butuhkan nantinya, masih ada berkas cadangan yang berupa file tadi. Sayangnya jika menggunakan program excel kita tidak bisa mengakses langsung file tersebut sebab harus mencari di direktori dan file mana surat tersebut disimpan. Dari beberapa sebab diatas contoh-ta.com berusaha menciptakan sebuah solusi untuk menghindari hal-hal tersebut dan supaya mempercepat serta mempermudah pekerjaan yang berhubungan dengan aktivitas surat menyurat ini.

 Ilustrasi tampilan

Sistem Informasi Manajemen Surat Menyurat adalah solusinya, aplikasi yang kami rancang ini berbasis web menggunakan pemograman php dan database mysql dengan keunggulan sistem sebagai berikut.

1. Mengurangi space tempat atau ruangan, sebab surat masuk dan keluar dapat di scan dan di upload di sistem. Jika suatu saat membutuhkannya tinggal di download saja.
2. Format yang dapat di upload PDF, Excel, Word, ZIP.
3. Multi pengguna, sistem informasi manajemen surat dapat diakses secara bersama-sama dan dengan 2 tingkatan level yaitu admin dan pegawai.
4. Pencarian data menjadi lebih mudah sebab menggunakan fitur jQuery untuk pencarian data cepat.
5. Laporan yang di hasilkan untuk surat masuk dan surat keluar berupa pdf, laporan dapat berdasrkan harian, bulanan dan tahunan.
6. Aplikasi surat dapat berjalan secara offline dan online (intranet atau internet)
7. Dan lainnya.

Screenshoot aplikasi akan segera kami tampilkan.
Aplikasi manajemen surat ini (earsip) dapat di terapkan juga di sekolah-sekolah. Jika anda berminat silahkan kontak kami.

Posted by Unknown

Tweet